Na korrespondensie en gesprekke het die Direksie in beginsel besluit om die oordrag van eienaarskap van die webtuiste aan die ABM te aanvaar. 

Die webmeesters het die volgende VOORLEGGING AAN DIE DIREKSIE gedoen:


DWARSWEGSTRAND-WEBTUISTE

Ontstaan en ontwikkeling van die webtuiste

Frank Olivier wou ‘n foto-geskiedenis van Dwarswegstrand op CD plaas vir verspreiding, sodat die geskiedenis vir huidige en toekomstige inwoners behoue sal bly.  Basil Booysen het hulp aangebied en die saak met sy seun, Bennie, bespreek.  Bennie, ‘n rekenaar netwerk-administrateur in Londen, het aangebied om ‘n webtuiste te skep waarop die foto’s gelaai kon word en www.dwarswegstrand.com op eie koste registreer.  Frank het sy versameling foto’s geredigeer en Basil het dit in 2008 op die webtuiste gelaai.

Die webtuiste het spontaan ontstaan en is verder ontwikkel met die hulp en bydraes van toegewyde inwoners met ‘n groot belangstelling in die ontstaan, ontwikkeling en unieke aard van Dwarswegstrand.

In 2010 het die (gratis) program vir die oplaai van foto’s probleme begin gee.  Met die pogings om die probleme op te los, het Basil agtergekom dat www.dwarswegstrand.co.za nie geregistreer is nie – met die implikasie dat enige iemand sodanige registrasie kon doen en enigiets daarmee kon aanvang.  ‘n Tweede probleem was om die webwerf by ‘n oorsese ‘*host’ te administreer.  Met Bennie se hulp en leiding, is die .co.za domein-naam daarna plaaslik geregistreer en ‘n nuwe (gratis) program – WordPress – gebruik om ‘n nuwe webtuiste te skep.  Hiermee is twee probleme opgelos:  die nuwe program is meer stabiel met baie meer moontlikhede en die plaaslike ‘host’ vereenvoudig administrasie aansienlik. *host:  firma wat webtuistes op die Internet plaas.

Die twee webtuistes het vir ‘n kort periode onafhanklik van mekaar bestaan tot die nuwe webtuiste op dreef gekom het, waarna reëlings getref is om die .com-webtuiste by die oorsese ‘host’ te sluit en oor te dra na ‘n plaaslike ‘host’.  In die praktyk beteken dit dat besoekers wat gewoond is aan www.dwarswegstrand.com herlei word na www.dwarswegstrand.co.za. as hulle eersgenoemde webtuiste wil besoek.

Dat daar groot belangstelling in die webtuiste is word bewys deur die feit dat daar na slegs ‘n maand reeds 202 besoekers, plaaslik en oorsee, was.

Doel en oogmerke van huidige webtuiste

  • Die ‘Tuisblad’ verwelkom besoekers en nooi mense uit om bydraes te lewer en om in gesprek te tree.
  • ‘n Blad (Forum) is geskep vir ‘n gespreksforum (blog), bv. kommunikasie tussen verskillende partye, skakeling tussen huiseienaars en die direksie, uitspreek van menings en indien van voorstelle.
    (Vir inligting:  deelnemers aan die blog moet registreer, wat o.a. hul e-posadresse aan die webmeester bekend maak.  Die webmeester as administrateur kan enige kommentaar redigeer en, indien nodig, verwyder.  Enige kontroversiële saak sal na die direksie verwys word en indien dit nodig geag word kan die deelnemer se e-posadres aan die direksie verskaf word.)
  • Die hoofdoel is om ‘n elektroniese argief te skep in die vorm van ‘n webtuiste bestaande uit foto’s en gedokumenteerde gebeure betreffende die geskiedenis van Dwarswegstrand.  Die ‘Fotogalery’-afdeling word hiervoor gebruik.
  • Op die ‘Van die Direksie’-blad is daar ruimte geskep vir omsendbriewe van die Direksie asook vir goedgekeurde nuusbriewe van enige aard.  Dié blad kan na die direksie se goeddunke uitgebrei word om bv. sakelyste van die AJV, mededelings van algemene belang en enige ander saak, soos die inwonersvereniging, in te sluit.
  • Op die ‘Kontak’-blad kan mense per e-pos met die webmeester in verbinding tree, bv. i.v.m. bydraes.
  • Die ‘Akkommodasie beskikbaar’-blad gee inligting oor die SAOU Trust se geriewe, besprekings en hoe om die strandoord te bereik.

 

Toekomsvisie

  • Omdat die webmeesters graag die voortbestaan van die webtuiste wil verseker, het hulle versoek dat die eienaarskap daarvan aan die Direksie oorgedra word.  Dank aan die Direksie vir hulle besluit om dit goed te keur.  Eienaarskap sal oorgedra word sodra alle tersaaklike inligting aan die webmeesters verskaf word.
    Die implikasie van bg. besluit is dat die webmeesters verantwoordelik is aan die direksie en onderneem om op te tree binne enige riglyne wat die direksie mag neerlê, mits die riglyne nie bots met moontlike beperkings van die program (of die webmeesters se vermoëns) nie.  In dié geval sal verdere gesprek moet plaasvind.
  • Opleiding en oordrag aan toekomstige webmeesters sal aandag geniet.  Dokumentasie oor die webtuiste sal in die afsienbare toekoms opgestel word en vir veilige bewaring aan Residentia Trust gestuur word.
    Omdat dit ‘n enorme taak is om alle inligting oor die administrasie van die webwerf op skrif te stel, is die Webmeesters  bereid om gedurende ‘n vakansie (of enige ander tyd) opleiding aan toekomstige webmeesters te gee.
  • Die webmeesters, met die ondersteuning van die direksie en inwoners, wil steeds poog om ‘n webtuiste te skep wat die unieke geskiedenis, aard en karakter van Dwarswegstrand weergee.

Koste

Hieronder volg ‘n uiteensetting van die koste verbonde aan die webtuistes:

 

EENMALIG

MAANDELIKS

JAARLIKS

www.dwarswegstrand.co.za Registrasie R   50.00 ‘Hosting’ R    99.00 = R 1188.00
  Opstel R 250.00    
www.dwarswegstrand.com  Oordrag R 150.00 ‘Pointing’
(Herleiding)
R    35.00 = R  420.00
TOTAAL R 450.00 R 134.00 = R 1608.00

 

Die Dwarswegstrand.com- domeinnaam kan mettertyd onaktief gemaak word, maar ons sou aanbeveel dat dit nie heeltemal verval nie.  Om die naam te ‘parkeer’ (en te verhoed dat iemand anders die naam registreer) kos R35.00 per maand, soos hierbo aangedui.

Webmeesters

20 Julie 2010

[OOR KOSTE Die webmeesters het al navrae gekry oor die koste verbonde aan die webwerf.  Soos die bostaande tabel aandui, kos dit elke aandeelhouer omtrent 90c per maand.  Vir verdere inligting, die grootste onkoste verbonde aan ‘n webwerf is gewoonlik die opstel en onderhoud daarvan omdat dit baie ure in beslag neemIn hierdie geval word dié diens gratis deur die webmeesters verskaf.]

 

Die Direksie het die webmeesters na hulle volgende vergadering genooi om die voorlegging te bespreek.  Hier volg ‘n uittreksel uit dié vergadering:

 

DWARSWEGSTRAND Aandeleblokmaatskappy Bpk.

(Registrasienommer: 1994/003532/06)

 

Notule van ‘n Direksievergadering gehou op 10 September 2010 om 10:00 aan huis van die Voorsitter, Dwarswegstrand.

 

5.2       Webwerf kontinuïteit

5.2.1    Agtergrond en vorige besluit:

  • Dat mnre. Basil Booysen en Frank Olivier “aangestel” word as die amptelike webmeesters onder toesig en beheer van die direksie.
  • Dat die webwerf geregistreer word in naam van Dwarswegstrand Aandeleblokmaatskappy.
  • Dat alle kostes en fooie deur Dwarswegstrand Aandeleblokmaatskappy betaal sal word.

5.2.2    Verslag van webmeesters:  Die voorsitter het gesprek gevoer met die webmeesters en ‘n  verslag/modus operandi is beskikbaar  gestel vir verdere bespreking en afronding deur die  direksie.

Die volgende inligting, besprekings en besluite vloei voort uit die verslag:

5.2.2.1 Agtergrondinligting

  • Frank Olivier wou ‘n foto-geskiedenis van Dwarswegstrand op CD plaas vir verspreiding, sodat die geskiedenis vir huidige en toekomstige inwoners behoue sal bly. 
  • Bennie Booysen, ‘n rekenaar netwerk-administrateur in Londen, het aangebied om ‘n webtuiste te skep en het www.dwarswegstrand.com op eie koste registreer.
  • Die program wat aanvanklik vir die webtuiste gebruik is, het probleme begin verskaf en Bennie Booysen het aanbeveel dat ‘n ander program gebruik word.
  • Met die verandering van program is agtergekom dat www.dwarswegstrand.co.za nie geregistreer is nie – met die implikasie dat enige iemand sodanige registrasie kan kaap en enigiets daarmee kan aanvang.  ‘n Tweede probleem was om die webwerf by ‘n oorsese ‘*host’ te administreer.  Met Bennie se hulp en leiding, is die .co.za domein-naam daarna plaaslik geregistreer
  • Die twee webtuistes het vir ‘n kort periode onafhanklik van mekaar bestaan tot die nuwe webtuiste op dreef gekom het, waarna reëlings getref is om die .com-webtuiste by die oorsese ‘host’ te sluit en oor te dra na ‘n plaaslike ‘host’.  In die praktyk beteken dit dat besoekers wat gewoond is aan www.dwarswegstrand.com herlei word na www.dwarswegstrand.co.za as hulle eersgenoemde webtuiste wil besoek.
  • Die groot belangstelling in die webtuiste word bewys deur die feit dat daar na slegs ‘n maand reeds 202 besoekers, plaaslik en oorsee, was.

*host:  firma wat webtuistes op die Internet plaas.

 

5.2.2.2  Finansiële verpligtinge

Die direksie neem kennis van die volgende finansiële implikasies wat vanaf stigting van die webwerf deur die twee geesdriftige lede uit eie sak betaal is

www.dwarswegstrand.co.za      :           R  99,00  per maand   :           R1 188,00  per jaar

www.dwarswegstrand.com        :           R  35,00  per maand   :           R    420,00  per jaar

TOTAAL                                             R134,00  per maand   :           R 1 608,00  per jaa

BesluitDie direksie besluit dat:

Residentia Trust in oorleg met mnre. Booysen en Olivier so gou moontlik reëlings sal tref om eienaarskap van die webtuiste aan die direksie oor te dra;

  • Residentia Trust in oorleg met mnre. Booysen en Olivier so gou moontlik reëlings sal tref dat die finansiële verpligtinge die verantwoordelikheid van Dwarswegstrand ABM sal word;
  • Residentia Trust sal toesien dat jaarliks vir die webwerf begroot word.

5.2.2.3 Die Direksie besluit in sake die doel en oogmerke met die webwerf soos volg:

  • Om ‘n elektroniese argief te skep bestaande uit foto’s en gedokumenteerde gebeure betreffende die geskiedenis van Dwarswegstrand
  • Om mense/aandeelhouers die geleentheid te bied om bydraes in die vorm van mededelings, foto’s en ander interessante vertellings te lewer
  • Om besoekers te verwelkom en om mense uit te nooi om bydraes te lewer
  • Om aan die Direksie die geleentheid te bied om die volgende bekend te maak
    Goedgekeurde omsend- en nuusbriewe
    Sakelyste van die AJV
    Mededelings van algemene belang
    Enige ander saak, soos byvoorbeeld aankondigings van die inwonersvereniging

Inligting van algemene aard

  • Om ‘n gespreksforum te skep vir, onder andere, kommunikasie tussen verskillende partye, skakeling tussen huiseienaars en die direksie, die uitspreek van menings en vir die indien van voorstelle.  Die volgende voorwaardes sal egter altyd geld:
  • Deelnemers aan die gespreksforum moet registreer.
  • Deelnemers se e-posadresse word met registrasie aan die webmeester bekend gemaak
  • Die webmeester behou die mag en verantwoordelikheid om enige kommentaar te redigeer en, indien nodig, te verwyder.
  • Die webmeester kan enige saak van die webwerf verwyder
  • Die webmeester sal enige kontroversiële saak na die direksie verwys vir finale beslissing in welke geval ook die betrokke deelnemer se kontak-besonderhede aan die direksie verskaf sal word.
  • Om die geriewe en fasiliteite van die SAOU Trust bekend te stel, inligting te verstrek aangaande tariewe en wyses van besprekings en hoe om die strandoord te bereik.  Die webmeester sal slegs inligting wat deur die SAOU Trust goedgekeur is en skriftelik aldus versoek is, op die webblad plaas
  • Om aan lede die geleentheid te bied om vakansiegeriewe op die webblad te adverteer.  Die webmeester sal die saak ondersoek en aanbevelings doen.

5.2.2.4 Die direksie besluit in sake die toekomsvisie met die webwerf soos volg:

  • Dat die webmeesters altyd verantwoordelik moet wees aan die direksie en moet onderneem om op te tree binne enige riglyne wat die direksie mag neerlê, mits die riglyne nie bots met moontlike beperkings van die program (of die webmeesters se vermoëns) nie.
  • Dat opleiding en oordrag aan toekomstige webmeesters aandag moet geniet.
  • Dat die Dwarswegstrand.com- domein naam mettertyd onaktief gemaak kan word, maar dat dit nie heeltemal moet verval nie.  Om die naam te ‘parkeer’ (en te verhoed dat iemand anders die naam registreer) kos ook R35.00 per maand of ‘n eenmalige betaling van R300.00.

Dank en waardering:  Mnre. Booysen en Olivier word bedank vir die groot werk wat hulle reeds gedoen het om die webwerf te vestig en uit te bou.  Die hoop en vertroue word uitgespreek dat die webwerf onder hulle leiding nog groter hoogtes sal bereik.

            Op hierdie stadium verlaat mnre. Booysen en Olivier die vergadering.